Gdy rzucamy hasłem “weryfikacja kontrahenta”, bardzo często przedsiębiorcy potakują głowami, że tak, to ważne. Że tak, oczywiście uczciwość biznesowa uległa erozji pod wpływem pędzącego kapitalizmu. Że tak, dopiero jak zaczniesz prowadzić własny biznes, to przekonasz się jak mało jest porządnych firm, z którymi można współpracować i które rozliczą się z nami na czas. Jednak, gdy wszystko idzie jak z płatka, wszyscy o sprawdzaniu firm zapominają. Zupełnie jak gdyby nagle trzeba było się porządnie przewrócić, by iść dalej mądrzejszym. A w ogóle nie trzeba. Zatem zacznijmy od podstaw, czyli odrobiny edukacji w temacie zarządzania obszarem ryzyka.
W jakich sytuacjach warto sprawdzić firmę?
Na pytanie, kiedy warto sprawdzić firmę istnieje jedna odpowiedź: zawsze, gdy w jakikolwiek sposób chcemy z nią współpracować. Powszechnie przyjmuje się, że czynność weryfikacji kontrahenta powinniśmy wykonać przed podpisaniem umowy lub przyjęciem danego zlecenia czy też scedowaniem zlecenia na tę firmę (sytuacje typu: sprawdzam firmę, która jest moim potencjalnym Klientem, moim potencjalnym dostawcą lub podwykonawcą).
Niemniej to nie wyczerpuje tematu, bo sprawdzanie firmy pod kątem jej wiarygodności to również obowiązkowa czynność w takich branżach jak np. inwestycyjna (wszak chcemy poznać człowieka i firmę, zanim wykupimy w niej jakieś udziały, ale też i w drugą stronę, bo warto wiedzieć kto dokładnie będzie udziałowcem naszej firmy), nadzór właścicielski (kontrolowanie jednostek podległych i tego czy nigdzie nie zachodzi konflikt interesów) czy finansowa (pożyczki, kredyty, leasing, wyceny, scoringi).
Co więcej, sprawdzenie partnera biznesowego nie powinno być czynnością jednorazową w rozumieniu podejmuję dłuższą współpracę czyli raz sprawdziłem i było wszystko w porządku, więc przecież ta firma to pewniak.
Ile znacie firm, które przez lata działały znakomicie, a tu nagle na przestrzeni kilku tygodni stały się niewypłacalne, nieterminowe, właściciel gdzieś zniknął? No właśnie. Albo gorzej – wyobraźmy sobie inny czarny scenariusz. Podpisujemy roczną umowę z dostawcą, a okazuje się że właścicielem dostawcy jest firma będąca naszą bezpośrednią konkurencją, przez co nie tylko doskonale zna nasze kolejne kroki, ale i jest w stanie wpływać na nasz biznes…
Dlatego też jeżeli z jakąś firmą podejmujemy dłuższą współpracę czy też wchodzimy z nią w partnerstwo, warto sprawdzać ją na bieżąco. I to nie dlatego, że mamy żyć w strachu, że coś złego może się stać. Weryfikacja partnerów biznesowych działa jak polisa ubezpieczeniowa – jeśli nic złego się nie stanie, tym lepiej dla nas. Sprawdzając firmy świadomie chronimy swoje aktywa i pasywa, tak jak rodzice idą zaszczepić swoje małe dzieci. Tak po prostu, dla bezpieczeństwa.
Gdzie szukać informacji o kontrahentach i jakich?
Do podstawowych i bezpłatnych źródeł informacji gospodarczej należą następujące rejestry:
- Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) ceidg.gov.pl – znajdziemy tu dane o wszystkich jednoosobowych działalnościach gospodarczych oraz spółkach cywilnych,
- Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu – tutaj znajdziemy informacje o spółkach z o.o., spółkach komandytowych, fundacjach i stowarzyszeniach,
- Baza internetowa REGON https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl/appBIR/index.aspx – prowadzona przez Główny Urząd Statystyczna baza zawiera informacje o wszystkich zarejestrowanych w Polsce podmiotach gospodarczych bez względu na formę prawną.
To w tych trzech rejestrach, chcąc zweryfikować kontrahenta, powinniśmy sprawdzić czy:
- dane, takie jak adres firmy, właściciel oraz numery NIP, KRS i REGON zgadzają się ze stanem wiedzy, jaki posiadamy,
- status firmy jest aktywny (może być też zawieszony lub zamknięty),
- firma jest czynnym płatnikiem podatku VAT, czyli tzw. status VAT,
- pozwolenia nadane firmie są nadal aktualne.
Dodatkowo możemy również zajrzeć do:
- bazy informacji o domenach WHOIS, w której znajdziemy informacje o abonencie domeny (czyli właścicielu strony www a zatem i danej marki) – kiedy ją wykupiono i na jak długo,
- Rejestru Dłużników Niewypłacalnych (RDN), w którym figurują podmioty mające problemy z wypłacalnością.
Powyższe źródła to podstawa sprawdzenia kontrahenta i wielu firm bazuje przede wszystkim na nich. Są bezpłatne i publicznie otwarte.
Gdy w grę wchodzą kontrakty na wyższe sumy lub długotrwała współpraca praktykuje się jednak zakup raportów handlowych (na rynku istnieje wiele firm od platform informacji gospodarczej po wywiadownie oferujące takie usługi) oraz weryfikacja firmy w jednym z Biur Informacji Gospodarczej (BIG), które oferują szczegółowe dane o firmach zalegających z płatnościami.
Jak sprawdzić firmę?
Istnieją w zasadzie dwa rozwiązania: albo możemy samodzielnie przewertować strony internetowe rejestrów, o których wspominaliśmy wyżej, porównać upublicznione tam informacje i doszukiwać się połączeń, albo możemy skorzystać z profesjonalnych, płatnych narzędzi takich, jak np. platforma informacji gospodarczej Prześwietl.pl, o której pisaliśmy już kiedyś przy okazji innego artykułu Link do artykułu [ https://rynekinformacji.pl/przeswietl-pl/ ], a które zbierają dane z różnych rejestrów za nas, przetwarzają je i udostępniają nam w czytelnej, łatwej w odbiorze formie.
Dlaczego w ogóle zastanawiać się nad płatnymi narzędziami?
Otóż tak się składa, że żeby rzeczywiście dokładnie sprawdzić kontrahenta, musimy poświęcić sporo czasu na surfowanie po różnych rejestrach rządowych albo zamówić raport handlowy i czekać czasem nawet kilka tygodni aż zostanie on złożony i odesłany. A my, co? My, przyzwyczajeni w dobie internetu do możliwości wyszukania każdego newsa i informacji tu i teraz, powiedzmy sobie szczerze – nie lubimy czekać. Możliwość zdobycia wszystkiego szybko w jednym miejscu odgrywa niezwykle istotną rolę w wielu procesach biznesowych.
Co więcej, samodzielne powiązanie informacji kapitałowo-osobowych (dane z CEIDG i KRS), takie jak udostępnia nam wspomniana wyżej platforma Prześwietl.pl może nas kolokwialnie mówiąc przerosnąć. A informacje te są kluczowe, by móc m.in.:
- sprawdzić inne firmy zarejestrowane pod tym samym adresem (jeżeli mamy tę informację, możemy z łatwością dowiedzieć się czy adres z rejestru to prawdziwy adres czy też zarejestrowane jest pod nim wiele firm i jest to tylko tzw. fikcyjne biuro),
- poznać otoczenie sprawdzanej firmy – firmy, które mają w niej udziały, firmy, z którymi podmiot jest powiązany, kluczowe osoby i ich historię biznesową (niestety często się zdarza, że ten sam przedsiębiorca, którego jedna firma ma zaległości lub wierzytelności, zbankrutowała albo zebrała sztos niepochlebnych opinii Klientów, tak że nikt jej już nie zaufa, otwiera kolejną nową działalność z tzw. “czystym kontem”),
- dowiedzieć się, kto jest beneficjentem rzeczywistym, czyli kto jest osobą fizyczną, która rzeczywiście kontroluje firmę (nie zawsze dowiemy się tego z listy udziałów, bo udziałowcami bardzo często są firmy).
W celu wizualizacji różnicy pomiędzy samodzielnym wyszukiwaniem informacji po różnych publicznych rejestrach, polecamy założyć sobie bezpłatne konto testowe na platformie Prześwietl.pl, gdzie oprócz podstawowych w procesie sprawdzania firmy danych rejestrowych, mamy też możliwość natychmiastowego pobrania aktualnego odpisu KRS, statusu VAT, sprawozdania finansowego czy raportu handlowego, prześledzenia osób i firm powiązanych poprzez automatyczne przełączenie się na ich profile na platformie, a nawet dodanie firmy do obserwowanych, tak by w przyszłości otrzymywać powiązania o zmianach dotyczących tej firmy (np. zmiana właściciela, wykreślenie z rejestru itp.). Link do rejestracji: https://przeswietl.pl/rejestracja
Autor: Transparentdata
