Po co zarządzać informacją w firmie?
Zarządzanie informacją ma na celu dostarczenie wszystkim działom bądź jednostkom w firmie informacji, które są niezbędne do płynnej organizacji i sprawnego wykonywania zadań. Sprawne zarządzanie informacją zależy od prawidłowo wdrożonych systemów i procedur, ale również od osób odpowiedzialnych za ich przestrzeganie.
Jednym z głównych problemów, z którymi muszą się mierzyć przedsiębiorstwa, są wszelkie działania związane z zarządzaniem dokumentacją. Wiele problemów przysparza także zarządzanie fakturami, czy kontraktami, a brak pełnej kontroli i terminowości w płatnościach, przekłada się bezpośrednio na straty firmy.
Szacuje się, że aż 80% informacji w przedsiębiorstwach to dane nieustrukturyzowane. Bez odpowiednich narzędzi odnajdywanie i dostęp do nich wydaje się praktycznie niemożliwy. Dopiero zgromadzenie i uporządkowanie całej wiedzy przedsiębiorstwa w jednym miejscu przekłada się na wymierne korzyści biznesowe, pozwalając nie tylko zarządzać informacją, ale i wykorzystywać ją do podejmowania skutecznych decyzji biznesowych.
Dlatego ważne jest zbudowanie powtarzalnego mechanizmu wzorca działania. Dzięki niemu będą zbierane istotne informacje, ale także będzie można je wykorzystywać oraz zmieniać i dostosowywać sposób działania firmy do potrzeb rynku. Wymaga to jednak odpowiedniego uporządkowania:
Zbieranie informacji – jest to pierwszy i najważniejszy etap.
Niewłaściwe zbieranie danych lub ich wybiórcze gromadzenie może przysporzyć firmie wiele problemów. Dlatego warto skupić się na stworzeniu powtarzalnych procedur z wykorzystaniem narzędzi informatycznych, np. :
- korzystanie z oprogramowania do zarządzania relacji z klientami – powinno tam odnotowywać wszystkie kontakty z klientami, ich uwagi, prośby o kontakt w przyszłości, decyzje zakupowe. Takie oprogramowanie ułatwi filtrowanie tych informacji oraz całą pracę. Często tego typu oprogramowania dostępne bezpłatnie;
- gromadzenie informacji dotyczących działań konkurencji i ich ofert – wszystkie spółki akcyjne regularnie publikują swoje wyniki finansowe, które mogą być bezcenne do budowania obrazu rynku. Wystarczy rozpocząć regularne zbieranie tych informacji i przygotowywanie kwartalnych raportów;
- korzystanie z oprogramowania do gromadzenia dokumentacji – ich działanie opiera się na efektywnym organizowaniu informacji i dokumentów, dzięki czemu są łatwe do odnajdywania i zarządzania nimi.
Utrzymanie kontroli nad wszelkimi informacjami, jakie przetwarzane są w firmie jest niezwykle trudne. W związku z tym przedsiębiorstwa bardzo często delegują zarządzanie informacją zewnętrznym ekspertom, dysponującym zaawansowanym know-how oraz odpowiednimi narzędziami informatycznymi. Mające wieloletnie doświadczenie tego typu firmy mogą zwrócić uwagę na problemy, których ich klient nie jest w stanie samodzielnie zidentyfikować. Może też okazać się, iż poza wprowadzeniem rozwiązań informatycznych, konieczne będą także inne narzędzia, służące zoptymalizowaniu wszelkich procesów związanych z zarządzaniem informacją.
Zarządzanie informacjami w firmie powinno być dobrze przemyślane i opracowane, aby każdy pracownik mógł w łatwy sposób korzystać z potrzebnych mu zasobów.
