W ostatnim czasie pisaliśmy o zarządzaniu informacją w firmie oraz o przykładowych narzędziach, które możemy do tego celu wykorzystać. Dzisiaj, odnosząc się do powyższych artykułów, podsumuję zalety takiego podejścia. Oto 5 powodów, dla których warto świadomie i odpowiedzialnie zarządzać informacją w swojej firmie.
1. BEZPIECZEŃSTWO
Informacja w firmie to pojęcie obejmujące bardzo szeroki zakres dóbr. Poczynając od zgromadzonej wiedzy, know-how, poprzez bazy danych, innowacje, prawa autorskie do kontaktów z klientami i strategicznych planów, wszelkie te dane stanowią o wartości firmy. Dlatego właśnie ich ochrona powinna być priorytetem zarówno dla małych, jak i większych przedsiębiorstw. O bezpieczeństwo danych firm można dbać między innymi poprzez wdrożenie narzędzi dedykowanych zarządzaniu informacją. Równie ważne jest jednak zadbanie o ochronę danych lokalnie, w danym środowisku, poprzez ustrukturyzowanie dostępów i upoważnień dla poszczególnych pracowników.
2. OSZCZĘDNOŚĆ CZASU I PIENIĘDZY
Jak wiadomo, dane same w sobie nie mają szczególnego znaczenia – dopiero ich właściwa, skrupulatna analiza przynosi wymierne wartości dla firm. Analiza będzie dokładna, wyczerpująca i trafna tylko wtedy, jeśli będzie się opierać na rzetelnie zebranych danych, skupionych w nieprzypadkowy, usystematyzowany sposób. Zadbanie o stworzenie właściwego środowiska do gromadzenia danych pozwoli zaoszczędzić czas, wydajność i efektywność firmy, a pracownikom pozostawi przestrzeń do kreatywności. W efekcie przełoży się to również na zaoszczędzone pieniądze.
3. SPRAWNA KOMUNIKACJA
Zarządzanie informacją to również zarządzanie sposobami komunikacji zarówno wewnątrz firmy, jak i z jej klientami. Swoboda przepływu informacji może mieć często kluczowe znaczenie dla terminowego ukończenia przeprowadzanych projektów. Jeśli zapewnimy płynność przepływu informacji oraz przejrzystość struktury komunikacyjnej w firmie, będzie to stanowiło fundament każdego przeprowadzanego projektu. Równie ważne jest zadbanie o sprawną wymianę informacji z klientami firmy – będziemy mogli wtedy szybko reagować na jego sugestie czy uwagi.
4. UPORZĄDKOWANA WIEDZA = ŚWIADOME ZARZĄDZANIE
Wgląd do uporządkowanych, właściwie zgromadzonych informacji daje nam również możliwość holistycznego spojrzenia na wszelkie działania, problemy, czy wyzwania firmy. Pozwala nam podejmować odpowiednie, świadome decyzje czy też zdobyć się na refleksje dotyczące przyszłych działań. Mając pewność, że nic ważnego nam nie umknęło, żadne dane nie zostały przeoczone, zyskujemy świadomą kontrolę nad wydarzeniami.
5. IDENTYFIKACJA TRENDÓW I ZAGROŻEŃ
Świadome i odpowiedzialne zarządzanie informacją w firmie wiąże się również z gromadzeniem wszelkiego rodzaju danych z naszej branży. Są to zarówno informacje o wydarzeniach, śledzenie branżowych trendów czy nowości, jak również przyglądanie się innym firmom, wykonującym podobny profil działalności. Gromadzenie wiedzy, na temat konkurencji pomoże nam m.in. zrozumieć jej strategie i cele, poznać kanały działania, mocne i słabe strony. Informacje wynikające z takiej analizy pomogą zoptymalizować działania naszej firmy, szybko reagować na zmiany na rynku oraz wyeliminować ewentualne zagrożenia.
Wraz z gwałtownym przyrostem informacji w świecie rośnie również świadomość konieczności usystematyzowanego jej gromadzenia, weryfikowania oraz właściwego wykorzystywania. Dotyczy to zarówno dużych i małych przedsiębiorstw, jak i każdego z nas, na gruncie prywatnym. Umiejętność poruszania się w natłoku informacji stanowi dziś wyzwanie, którego opanowanie pozwoli nam bez stresu i świadomie podejmować właściwe decyzje.
