Zarządzanie informacją w małej firmie

W przypadku dużych firm zwykle to kapitał stanowi o wartości przedsiębiorstwa, natomiast know-how oraz posiadane informacje, jakkolwiek cenne, nie są w stanie wyrównać wartości finansowej spółki. W przypadku małych przedsiębiorstw jest inaczej – często są to firmy, których główną wartością, przy bardzo niewielkim kapitale, jest zgromadzona wiedza, innowacje czy choćby prawa autorskie lub pokrewne, które chronią przecież właśnie informacje.

zarzadzanie informacja

Chronić kapitał

Wiedza jest dla małych firm najcenniejszym kapitałem i w związku z tym każde przedsiębiorstwo musi zadbać o odpowiednią ochronę kapitału. Jeśli chodzi o pieniądze, to wszyscy wiedzą, jak – z lepszym lub gorszym skutkiem – można to osiągnąć, ale w przypadku informacji problem jest dużo większy. Firma musi zarządzać informacją, a więc zdobywać ją, przechowywać, przetwarzać i wykorzystywać. Informacja, w przeciwieństwie do gotówki, nie procentuje, jeśli się z niej nie korzysta.

Zbieranie informacji

Mala firma często bazuje na cennych informacjach dotyczących specyficznych, wysoko specjalistycznych produktów, własnego know-how albo specyfiki branży. Tego rodzaju informacje można nabywać na dwa sposoby: albo metodą prób i błędów, która jest kosztowna i ryzykowna, albo przez planowe gromadzenie i filtrowanie danych. Druga metoda jest zwykle droższa, ponieważ oznacza konieczność ponoszenia nakładów już na etapie gromadzenia informacji, natomiast jej zaletą jest fakt, że raz zgromadzona wiedza ma formę niezbędną w danej organizacji.

Gromadzenie i przetwarzanie

Nawet najcelniejsze informacje i najdokładniejsze dane są na nic, jeśli nie zostaną odpowiednio przetworzone. Informacje, które można pozyskać z zewnątrz, zwykle nie mają dokładniej takiej formy, w jakiej mogą zostać zastosowane. Konieczne jest ustanowienie relacji pomiędzy nowymi informacjami a wiedzą już zgromadzoną w firmie. Najprostszy przykład: informacja o tym, że w wyniku zastosowania metody SCRUM koszty produkcji oprogramowania spadają o 30%, jest całkowicie bezużyteczna, jeśli nie dysponuje się wiedzą na temat początkowego poziomu kosztów. Nie można wówczas należycie ocenić potencjalnego zysku, wynikającego z wdrożenia SCRUM, więc asekuracyjnie się go nie wprowadza. Oczywiście ten przykład jest zanadto uproszczony, ale dobrze obrazuje ideę tworzenia relacji wiedzy nowo pozyskanej z tą już posiadaną.

Prawa dostępu

Wiedza jest dobrem przedsiębiorstwa, informacje są jego własnością, natomiast nie oznacz to jeszcze, że do tych danych powinien mieć dostęp każdy. Po pierwsze, prowadziłoby to do dużego szumu informacyjnego (każdy powinien wiedzieć tyle i dokładnie tyle, ile jest potrzebne do wykonania określonego zadania w sposób zgodny z polityką jakości), a po drugie rośnie ryzyko ucieczki informacji (a więc ryzyko strat, skoro pozyskanie danych wiązało się z poniesieniem pewnych kosztów).

Prawa dostępu do określonych informacji są dla przedsiębiorstwa bardzo ważne. Pozwalają one uporządkować przepływ informacji w organizacji, a przez to usprawniają komunikację wewnętrzną i poprawiają wydajność. Pamiętać jednak należy, że procedura przepływu informacji powinna być ściśle zdefiniowana, a jej największym wrogiem wcale nie jest niedotrzymanie standardu zabezpieczenia, ale zebranie niedokładnych lub błędnych informacji, lub gromadzenie danych, które nie mają żadnego wpływu na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. I tutaj wracamy do punktu wyjścia, a więc do konieczności starannego i selektywnego gromadzenia informacji.

PHH