Kiedy przedsiębiorca musi posługiwać się rachunkiem bankowym?

Karolina Gorczyca

, Prawo

Prowadząc działalność gospodarczą i wchodząc w interakcje z kontrahentami naturalnym etapem rozliczenia transakcji jest ustalenie sposobu dokonania płatności. W zależności od preferencji płatność może nastąpić gotówkowo lub bezgotówkowo. Od pewnego poziomu rozliczenia muszą być jednak dokonywane przelewem, zaś niedochowanie tej formy prowadzić może do istotnych konsekwencji.

Obowiązek posługiwania się przez przedsiębiorcę rachunkiem bankowym wynika z ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej. Obowiązek ten aktualizuje się gdy transakcja dokonywana jest pomiędzy dwoma przedsiębiorcami, a jednorazowa kwota transakcji przekracza równowartość 15 tys. euro.

Zgodnie bowiem z art. 22 ustawy:

1. Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.
2. Przedsiębiorca będący członkiem spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej może realizować obowiązek określony w ust. 1 za pośrednictwem rachunku w tej spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

Powyżej kwoty 15 tys. euro przeliczonej wg średniego kursu ogłaszanego przez NBP ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji, rozliczenie musi być dokonywane za pośrednictwem rachunku bankowego. Co ważne, chodzi tu o wartość transakcji (całej), a nie o poszczególne płatności (np. ratalne) z tej transakcji wynikające. Oznacza to, że nawet jeśli transakcję o wartości 20 tys. euro rozłożymy na 20 równych rat nadal mamy obowiązek dokonywania płatności w formie bezgotówkowej.

Taki wymóg prawny ma na celu zapewnienie nie tylko wygody dla przedsiębiorcy, ale przede wszystkim przejrzystości dokonywanych płatności i ułatwienie ewentualnej kontroli ze strony organów skarbowych. Jeśli więc spełnione są przesłanki wskazane powyżej możemy od kontrahenta domagać się płatności wyłącznie w formie przelewu bankowego.

Co istotne, wymóg ustawowy dotyczy tylko transakcji pomiędzy przedsiębiorcami. Nie znajduje on więc zastosowania w przypadku transakcji dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcą i konsumentem – tu bowiem bez ograniczeń możliwe jest rozliczanie transakcji w formie gotówkowej.

Przyjęcie w gotówce zapłaty powyżej równowartości kwoty 15 tys. euro automatycznie przenosi nas do ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i przeciwdziałaniu terroryzmowi. Przedsiębiorca, jako „instytucja obowiązana” w rozumieniu tej ustawy zobowiązany jest do dopełnienia szeregu obowiązków.

Wśród tych obowiązków znajdują się m. in:
1)    rejestracja transakcji przekraczającej 15 tys. euro;
2)    rejestracja transakcji (bez względu na ich wartość), których okoliczności wskazują, że mogą one mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu;
3)    przechowywanie przez okres 5 lat rejestru dokonanych transakcji i dokumentów z nimi związanych;
4)    przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o zarejestrowanych transakcji;
5)    prowadzenie bieżącej analizy przeprowadzonych transakcji i dokumentowania wyników przeprowadzonych analiz.

Niedopełnienie obowiązków nałożonych na przedsiębiorcę, jako „instytucję obowiązaną” może skutkować nałożeniem na niego dotkliwych kar pieniężnych. Kary te z całą pewnością są daleko bardziej uciążliwe niż założenie rachunku bankowego i dokonywanie operacji finansowych za jego pośrednictwem.