ABIeye to narzędzie do przygotowania, wdrażania i zarządzania systemem ochrony danych osobowych w każdym podmiocie do tego zobowiązanym. Niezależnie od tego, czy jest to duża korporacja, sklep internetowy, urząd czy szkoła.
Ustawy o ochronie danych osobowych zobowiązuje firmy między innymi do:
- posiadania klauzul zgody na przetwarzania danych osobowych
- rejestracji zbiorów danych osobowych w GIODO
- spełnienia obowiązku informacyjnego administratora danych osobowych.
Przedsiębiorcy i organizacje, którzy na mocy Ustawy o ochronie danych osobowych są zobowiązani do ochrony prywatności swoich klientów i użytkowników, mogą korzystać z gotowego oprogramowania, które wdraża system ochrony danych osobowych lub samodzielne przygotować i wdrożyć ODO. Na rynku dostępna jest aplikacja ABIeye, która umożliwia właśnie samodzielną obsługę ODO. Co to jest ABIeye? Jest to darmowe oprogramowanie, które pozwala przedsiębiorstwom i instytucjom samodzielnie wdrożyć program zapewniający ochronę danych osobowych kontrahentów. Program ABIeye udostępnia szablony niezbędne do prowadzenia wymaganej dokumentacji. Aplikacja ABIeye zawiera szczegółową instrukcję, jak samodzielnie przygotować i wdrożyć system ochrony danych osobowych. Dostęp Dostęp do opragramowania ABIeye jest zdalny. Z aplikacji możemy korzystać w każdym miejscu, gdzie jest dostęp do Internetu, na każdym urządzeniu (tablety, nettopy, smartfony). Program nie ma ograniczeń licencyjnych, a oprogramowanie jest dostępne 24/7. Dlaczego zdalny dostęp jest ważny?
- incydent naruszenia ochrony danych osobowych może się zdarzyć, gdy jesteśmy np. na wyjeździe służbowym lub gdy nasza praca polega głównie na spotkaniach z klientami. Mając dostęp do ABIeye natychmiast dowiemy się, że doszło np.: do wycieku danych osobowych.
- nie musimy instalować oprogramowania, a wszyscy nasi pracownicy mają dostęp do ABIeye (poziom niższy), z którego mogą nas informować o problemach w zakresie ochrony danych osobowych. Zdalny dostęp ma szczególne znaczenie dla większych podmiotów, które posiadają kilka lub nawet kilkanaście oddziałów (np.: banki lub operatorzy sieci komórkowej) oraz dla zawodowych Administratorów Bezpieczeństwa Informacji (ABI), którzy obsługują wiele podmiotów jednocześnie.
Dokumentacja ODO od ABIeye Ustawa o ochronie danych osobowych nakłada obowiązek prowadzenia dokumentacji ODO na niemal każdy podmiot przetwarzający dane osobowe. Są to dwa główne dokumenty:
- Polityka bezpieczeństwa
- Instrukcja zarządzania systemami informatycznymi
Najczęściej kontrolowanymi dokumentami przez inspektorów są właśnie ww. dokumenty tj, Polityka bezpieczeństwa i Instrukcja zarządzania systemem informatycznym oraz trzy (z 22) załączniki do nich:
- ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych (operatorów)
- ewidencja zbiorów danych osobowych
- ewidencja obszarów przetwarzania
ABIeye pozwala nam bezpłatnie pobrać szablony tych dokumentów, dostosować je do naszych potrzeb i zamieścić je w ABIeye tak, by był one dostępne dla wszystkich pracowników danego ADO. Wszystkie szablony są opatrzone instrukcją wypełnienia krok po kroku. 
Co możemy z aplikacją ABIeye:
- zamieszczać podstawową dokumentację wraz z wszelkimi załącznikami
- zapisywać umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
- tworzyć aneksy do umów
- drukować wszystkie dokumenty, które zamieściliśmy w ABIeye, również ewidencje i rejestry – zgodnie z Ustawą o Ochronie danych osobowych dokumentacja musi być w wersji papierowej w razie kontroli GIODO lub PIP czy też audytu zewnętrznego.
Ewidencja osób w programie ABIeye umożliwia dodawanie/usuwanie poszczególnych osób jak również importowanie z pliku .CSV bazy pracowników, tak byśmy nie musieli każdej osoby wpisywać ręcznie.
Szkolenia osób upoważnionych – nie są obowiązkowe ale ważne Duże korporacje mają problem w skutecznym zarządzaniu ochroną danych osobowych w podległych im jednostkach. Najczęściej wygląda to tak, że wszyscy pracownicy w centrali są przeszkoleni w zakresie ochrony danych osobowych, a im niżej w hierarchii podmiotu tym gorzej, czyli pracownicy oddziału w małej miejscowości są słabo, a często wcale nie przeszkoleni. Otóż jest ono najczęstszą przyczyną wycieku danych osobowych i uchybieniem w przypadku kontroli Inspektorów GIODO. Szkolenie pracowników jest najważniejszym zabezpieczeniem ochrony danych osobowych przez firmę i w firmie. Ustawa o ochronie danych osobowych nie nakłada wprawdzie obowiązku odbycia szkolenia z zakresu ODO, ale wymaga przestrzegania zasad ODO. Nasi pracownicy powinni być zatem przeszkoleni z ogólnych zasad przetwarzania danych osobowych oraz powinni znać procedury i zabezpieczenia w swoim środowisku pracy. ABIeye umożliwia szkolenie (w formie e-learningu) i nadawanie upoważnień pracownikom drogą elektroniczną przy równoczesnej kontroli ukończenia szkolenia oraz prowadzeniu statystyki efektywności tych szkoleń. Program szkolenia kończy się testem sprawdzającym wiedzę zwolni nas z obowiązku szkolenia pracowników, tym samym zapewniając nam odpowiednie zabezpieczenie organizacyjne. Możliwość wyboru odpowiedniego szkolenia dla poszczególnych branż i funkcji pełnionych przez naszych pracowników jest również bardzo istotna. Szkolenia są dodatkową i płatną usługą programu ABIeye, lecz korzystanie z nich nie jest obowiązkowe, nawet jeśli zdecydujemy się na tworzenie dokumentacji ODO z ABIeye i nie ogranicza funkcjonalności aplikacji. Co zrobić, jeśli mam problem z uruchomieniem i stosowaniem ABIeye?
- skorzystać z poradnika „Ochrona danych osobowych w praktyce” autorstwa Leszka Kępy,
- zapoznać się z FAQ, czyli najczęściej zadawanych pytań
- zwrócić się do ekspertów firmy ODO 24 Sp. z o.o. – twórców aplikacji ABIeye
Firma ODO24 zastrzega, że program ABIeye nie jest rozwiązaniem w pełni wystarczającym (z uwagi na szeroki zakres tematyczny) i sugeruje odbycie dedykowanego szkolenia stacjonarnego dla ABI. Wpis na podstawie artykułu dostępnego na stronie firmo ODO24.pl *** ABI – administrator bezpieczeństwa informacji ODO – ochrona danych osobowych GIODO – Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
