Usługi outsourcingowe w zakresie archiwizacji danych umożliwiają zachowanie porządku w dokumentacji przy jednoczesnym wywiązaniu się z ciążących na przedsiębiorstwie obowiązków prawnych w tym zakresie. Jak ich realizacja wygląda w praktyce? Oto poszczególne etapy archiwizacji prowadzonej przez firmę zewnętrzną.
Przegląd dokumentów
Gdy firma zewnętrzna przejmuje opiekę nad archiwum, pierwszym jej zadaniem jest uporządkowanie dokumentów. Specjaliści oceniają, które z nich nadają się do utylizacji, a które wciąż trzeba przechowywać. Jeśli do tej pory archiwizacja nie była prowadzona rzetelnie, ich kolejnym zadaniem jest segregowanie dokumentacji archiwalnej tak, aby następnie można było ją opisać. Na tym etapie warto podjąć decyzję o ewentualnej digitalizacji, czyli zmianie formy papierowej na elektroniczną. Kluczowe są tutaj porady ekspertów, którzy oceniają, czy takie rozwiązanie ma sens w przypadku konkretnej firmy, jednak ostateczną decyzję podejmuje oczywiście przedsiębiorca. Więcej o tym, jak w praktyce wygląda outsourcing archiwizacji dokumentów, dowiesz się z informacji zawartych na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/.
Przyporządkowanie do odpowiedniej kategorii i opisanie
Dokumenty, które pozostają w archiwum, muszą być przyporządkowane do właściwej kategorii i opisane w taki sposób, aby ich odnalezienie nie sprawiało problemów. Specjaliści kierują się wytycznymi zawartymi w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Gdy teczki są prawidłowo opisane, trafiają do archiwum, a cały proces wygląda tak, jak opisano na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/gorzow-wielkopolski/.
Utylizacja dokumentów przedawnionych
Dokumenty, których zgodnie z przepisami nie trzeba już przechowywać, trafiają do utylizacji. Obejmuje ona:
- cięcie nośnika na drobne elementy – w przypadku papieru,
- demagnetyzację i niszczenie nośnika – w przypadku nośników danych elektronicznych.
Zniszczyć można również dane, które nie są wymagane prawnie i nie są przydatne w toku dalszego rozwoju firmy. Tutaj jednak decyzja należy do przedsiębiorcy.
Digitalizacja – co warto o niej wiedzieć?
W kontekście archiwizacji danych coraz częściej przewija się hasło “digitalizacja”. Jak wspomniano, decyzję o niej można podjąć na etapie przeglądania dokumentów, choć nie ma przeszkód, aby digitalizować również archiwum. Wtedy przechowywanie akt wygląda nieco inaczej (więcej informacji dostępnych jest na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/gorzow-wielkopolski/). Kluczowe jest zablokowanie dostępu i nadanie haseł, dzięki którym tylko wybrane osoby będą mogły przeglądać dane.
