ICT (ang. Information and Communications Technology) stanowi najważniejszy sektor branży IT. Do jego funkcji zalicza się produkcja i stosowanie urządzeń telekomunikacyjnych oraz informatycznych, które mają na celu usprawnić komunikację elektroniczną oraz przetwarzanie i udostępnianie informacji. Narzędzia ICT jest najczęściej wykorzystywane w administracji publicznej w postaci aplikacji mobilnych oraz platform telekomunikacyjnych. Jego celem jest usprawnienie usług elektronicznych, w tym zarządzanie dokumentacją i jej przesyłanie do wyznaczonych podmiotów.
Wykorzystanie narzędzi ICT w polskiej administracji publicznej
W Polsce administracja publiczna przechodzi intensywny proces cyfryzacji. Według raportu Głównego Urzędu Statystycznego w 2023 roku aż 99,9% jednostek administracyjnych zadeklarowało korzystanie z technologii informatyczno-komunikacyjnych. Dzięki rozwojowi usług online działalność instytucji publicznych udoskonaliła się, a ponadto społeczeństwo zyskało możliwość sprawnej regulacji spraw urzędowych. Do narzędzi ICT, które cieszą się największą popularnością w Polsce, należą między innymi ePUAP, EZD i aplikacje mobilne.
EPUAP – Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej
Platforma teleinformatyczna ePUAP jest najpopularniejszym środkiem komunikacji obywateli z organami administacji. Korzystanie z ePUAPu umożliwia bezpieczne załatwianie formalności biurokratycznych w dowolnym czasie, bez wychodzenia z domu. Wysłanie e-PITu, składanie wniosków (np. o dowód osobisty) czy zgłoszenie działalności gospodarczej to tylko część spraw, jakie można zrealizować za pomocą elektronicznej skrzynki. Dane Głównego Urzędu Statystycznego z 2023 roku wskazują, że 99,9% jednostek administracyjnych skorzystało z cyfrowej platformy. Administracje rządowe oraz samorządowe również wspierają się ePUAPem, aby usprawnić funkcjonowanie instytucji.
EZD – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
Niemniej istotnym narzędziem cyfrowej administracji jest system EZD. Omawiany system został wskazany przez 37,5% jednostek administracyjnych jako główny sposób rozstrzygania i załatwiania spraw. Głównymi zadaniami EZD są rejestracja i wymiana korespondencji, tworzenie raportów, stosowanie podpisów elektronicznych oraz wyszukiwanie dokumentów. Praktyczność tego rozwiązania cyfrowego przyczyniła się do wzrostu jej popularności w 2023 roku – 85,8% podmiotów urzędowych potwierdziło użycie EZD.
Aplikacje mobilne
Aplikacje do pobrania na urządzenia mobilne (np. telefony) w istotny sposób wpłynęły na dostępność usług. Pomimo częstego zastosowania w branży rozrywkowej aplikacje stały się przełomowym rozwiązaniem również w domenie urzędowej. W skali roku (2023) odsetek jednostek administracyjnych oferujących aplikacje mobilne wzrósł o 2,7 punkty procentowe i wyniósł 33,8%. Wśród popularnych aplikacji znajdują się między innymi mObywatel (oferująca np. dostęp do cyfrowej wersji dowodu osobistego), mWeryfikator (umożliwiająca sprawdzenie tożsamości innych osób na podstawie kodów QR z mObywatela), Granica (udostępniająca informacje o sytuacji na przejściach granicznych) czy Geoportal Mobile (udzielająca dostępu do zasobów geodezyjnych i kartograficznych). Te aplikacje zwiększają dostępność usług administracyjnych, skracają czas załatwiania spraw oraz redukują potrzebę osobistych wizyt w instytucjach.
Przyszłość cyfryzacji administracyjnej w Polsce
Polska administracja cyfrowa nadal kształtuje się. Wykorzystanie aplikacji mobilnych dopiero się upowszechnia, a technologizacja nie rozwija się równomiernie we wszystkich województwach – np. popularność EZD zależy od województwa. Jednakże wiele sfer cyfryzacji znajduje się na wysokim poziomie zaawansowania. Niemal wszystkie urzędy oferują usługi online, a systemy takie jak ePUAP i EZD są powszechnie używane i rekomendowane. Elektroniczna administracja powoli staje się standardem, zatem najważniejszym etapem będzie pogłębienie i wdrożenie go w całym kraju. W perspektywie najbliższych lat kluczowym wyzwaniem będzie nie tylko rozwój narzędzi ICT, lecz także zapewnienie równego dostępu do usług cyfrowych we wszystkich obszarach w Polsce.
Wyzwania związane z cyfryzacją administracji
Pomimo dynamicznego rozwoju cyfrowych usług administracyjnych, proces ten napotyka również istotne bariery. Jednym z głównych wyzwań są zróżnicowane kompetencje cyfrowe obywateli – część osób, szczególnie starszych lub z obszarów o niższym poziomie infrastruktury technologicznej, może mieć trudności z korzystaniem z e-usług. Również w mniejszych gminach dostęp do stabilnego Internetu oraz nowoczesnych narzędzi ICT bywa ograniczony, co pogłębia nierówności w dostępie do usług administracyjnych.
Istotnym problemem pozostaje kwestia cyberbezpieczeństwa – rosnąca liczba danych przetwarzanych elektronicznie wiąże się z ryzykiem ataków hakerskich i wycieków informacji. W przeszłości zdarzały się także awarie systemów, takich jak ePUAP, które czasowo uniemożliwiały składanie wniosków i dostęp do dokumentów. Wymusza to konieczność stałego doskonalenia infrastruktury oraz systematycznych szkoleń dla urzędników, którzy muszą nie tylko nadążać za zmianami technologicznymi, ale również efektywnie wspierać obywateli w cyfrowym kontakcie z administracją.
Podnoszenie kompetencji cyfrowych – propozycja szkolenia
W obliczu rosnącego znaczenia technologii ICT w administracji publicznej i konieczności sprawnego poruszania się w środowisku informacyjnym kluczowe staje się nie tylko wdrażanie narzędzi, ale także rozwój umiejętności ich efektywnego wykorzystania. Szczególną wartość dla wszystkich osób zajmujących się przetwarzaniem danych i informacji może mieć szkolenie „Zaawansowane wyszukiwanie informacji”. Szkolenie to pozwala na zdobycie praktycznych umiejętności w zakresie precyzyjnego wyszukiwania i weryfikowania informacji w źródłach otwartych. Co ma bezpośrednie przełożenie na jakość i szybkość pracy w środowisku cyfrowym.
