Business Data API: jak przygotować firmę na rozmowy o integracji?

, Biznes

“Na jaki rodzaj API mamy się przygotować? Jakie dane API oferuje? Ile czasu zajmuje integracja? W jakich systemach można wykorzystać API?” – oto najczęściej pojawiające się pytania prezesów i project managerów podczas rozmów z firmami dostarczającymi poprzez API informacje gospodarcze i biznesowe.

Zaprosiliśmy dziś jedną z nich, polską firmę technologiczną Transparent Data wdrażającą API zarówno w ogromnych instytucjach finansowych jak i średnich firmach z różnych branż, do podzielenia się swoją wiedzą know-how i doświadczeniem płynącym z rozmów z Klientami. Wyniki w postaci konkretnych pytań i odpowiedzi przedstawiamy poniżej.

Jaki rodzaj API jest wykorzystywany do świadczenia usługi?

Na polskim rynku najpopularniejszymi rozwiązaniami jest obecnie API restowe, soapowe lub webservice. Bezapelacyjnym “królem” jest współcześnie API typu REST z racji tego, że jest uniwersalne, nowoczesne i niezwykle szybkie w zwracaniu aktualnej odpowiedzi wprost do systemu Klienta.

To ostatnie jest szczególnie ważne, gdy decydujemy się jako firma na API, które nie tylko “po prostu” wzbogaca nasz system wewnętrzny (np. księgowy, sprzedażowy czy ERP) w surowe dane, uzupełniając nam pola z adresami i numerami rejestrowymi, ale gdy API to dodatkowo integruje naszą bazę danych, uaktualniając przestarzałe rekordy czy poprawiając błędne, zdublowane informacje. Dlatego też najczęściej to API REST jest proponowane w rozmowach.

Niemniej jeżeli Klient – z racji swojej obecnej infrastruktury informatycznej – preferuje API SOAP czy webservice, również takie API dostanie. We wdrożeniu API zaangażować się muszą zawsze dwie strony – zarówno firma, która szykuje dla nas API, jak i Klient po swojej stronie informatycznej. Dlatego to Klient jest tu osobą decyzyjną – to on doskonale wie, jakie API będzie mu łatwiej “przyjąć”.

 

Jakie rodzaje informacji dostarczane są przez API?

 Odpowiedź na to pytanie jest już bardzo indywidualna i zależy od wielkości bazy danych firmy technologicznej, z którą rozmawiamy, jej elastyczności i możliwości.

Dla przykładu, Transparent Data, z miejsca proponuje dane z państwowych polskich rejestrów i oficjalnych stron ministerstw (KRS, CEIDG, MSiG, GUS, PARP, UZP, KNF, UOKiK, URE, WHOIS, GIOŚ) oraz Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, prywatnych giełd wierzytelności, mediów internetowych czy ogólnie stron internetowych firm. Nie jest to jednak, jak dowiedziała się nasza redakcja, lista zamknięta, bo bardzo często Klienci pytają Transparent Data o specyficzne dla nich dane lub możliwość integracji z listą nieotwartych, płatnych źródeł sobie specyficznych. Nie jest to dla firmy technologicznej żadna trudność, chyba że oczekujemy na przykład przetworzenia informacji, które ustawowo według UODO są zakazane. Są to sporadyczne przypadki i możemy być pewni, że jeżeli decydujemy się na współpracę z doświadczoną firmą, otwarcie powie nam ona, co może zrobić, a co nie.

 

Decydując się na rozpoczęcie rozmów w sprawie wdrożenia API, najlepiej jest przygotować listę informacji, jakich potrzebujemy do usprawnienia danych w naszej firmie, listę źródeł (jeżeli potrafimy ją wskazać) i listę przykładowych problemów biznesowych, jakie API ma rozwiązać. W ten sposób, firma technologiczna może nie tylko powiedzieć “tak, zbudujemy takie właśnie API”, ale i doradzić, czyli zaproponować optymalne rozwiązania, rozwiązujące nasze biznesowe problemy. Na przykład nie tylko przesył danych tu i tu, ale i uspójnienie informacji we wszystkich działach firmy, tak żeby obojętnie kto wpisuje dane rekordy (dział sprzedaży, księgowa, analityk czy oficer compliance), ich forma była zawsze na bieżąco weryfikowana i modyfikowana do wspólnego formatu. Otwartość w takiej rozmowie zawsze prowadzi do lepszych rezultatów.

 

Ile czasu zajmuje integracja API?

To zależy przede wszystkim od złożoności API, jakiego potrzebujemy jako firma. Jeżeli API ma przesyłać surowe dane z takiego rejestru jak KRS, to integracja zająć może już nawet tylko 3-5 dni. Jeżeli API ma dostarczać nam przetworzone dane z kilkunastu źródeł, projekt zajmuje zazwyczaj od 7 do 14 dni, ale przy mocno rozbudowanych projektach trwa to nawet miesiącami. Każde API, jako że tworzone jest indywidualnie pod konkretne potrzeby konkretnej firmy, ma swój własny czas wdrożenia uzgodniony zwyczajowo we wcześniejszej umowie.

 

W jakich systemach działa API?

Tutaj odpowiedź jest prosta i przyjemna – w zasadzie we wszystkich. CRM’y, systemy księgowe i inne wewnętrzne narzędzia posiadane współcześnie przez firmy bez większych problemów można podłączyć do API, tak żeby oczekiwane przez nas dane wpływały bezpośrednio w pola, w których ich potrzebujemy.

Co istotne, mogą to być dane w postaci liczbowej, słownej, interaktywne grafiki lub dodatkowe gotowe dokumenty do pobrania przez pracowników. Jeżeli jakiś system wewnętrzny uniemożliwia przedstawienie danych w formie jakiej Klient oczekuje, stawia się dla takiej firmy ich własne narzędzie wewnętrzne połączone z dedykowanym API.

 

API jako mały krok dla człowieka, a wielki dla firmy

Jeżeli nigdy nie korzystaliśmy z API, oczywistym jest, że temat może wydawać się trudny i rozległy. Rzeczywistość pokazuje jednak, że w większości przypadków, integracja odbywa się w sposób szybki i bezproblemowy, a firmy technologiczne nie zostawiają Klientów samopas jeżeli pojawiają się jakieś trudności w implementacji. Obu stronom zależy wszak na jednym: dostarczyć to, co zostało zamówione w takiej formie, żeby wniosła ona realną wartość w życie codzienne Klienta.