Wiem i wiem, co z tego wynika – analiza informacji

Każdy coś wie, ale nie każdy wie, co z tego wynika. Proces, który pozwala zrozumieć, czemu służy informacja, to analiza informacji. Analiza informacji udziela odpowiedzi na dwa podstawowe pytania co? oraz co z tego?

Analiza informacji ma odpowiedzieć na pytania co? oraz co z tego?

Pytanie co? to pytanie o to:

  • co się stało?
  • co wiadomo?
  • co należy wiedzieć?, etc.

Pytanie co z tego? to pytanie:

  • jakie są następstwa powstałej sytuacji?
  • jak rozumieć/interpretować następstwa sytuacji?
  • co może wydarzyć się w przyszłości?
  • jakie decyzje należy podjąć?

Efekt analizy informacji jest podstawą do podejmowania procesów decyzyjnych.

Praca analityczna dotyczy zazwyczaj wydarzeń aktualnych, ale może korzystać z historii wydarzeń podobnych. Analiza często zawiera elementy przewidywania przyszłości, niejednokrotnie w warunkach niepewności, powodowanej deficytem informacji.

Informacje poddawane analizie mogą pochodzić ze źródeł:

  • otwartych, tak zwanych „białych” –  jest to prasa, radio, telewizja, Internet, opracowania i raporty naukowo-badawcze, etc.
  • półotwartych, tak zwanych szarych – są to bazy danych, dokumentacja wewnętrzna firm/organizacji w postaci analiz zatrudnienia, raportów sprzedaży, sprawozdań finansowych, strategii rozwoju, etc.
  • osobowych – są to informacje uzyskane od osób, przedstawicieli świata biznesu, administracji, nauki, ze swym doświadczeniem, dostępem do informacji oraz dokumentacji pochodzącej z posiedzeń, konferencji, podejmowanych prac badawczych mogą okazać się cennym wsparciem, kluczowym czynnikiem w podjęciu optymalnej decyzji.

Proces analizy informacji obejmuje:

  • cel – czyli poinformowanie odbiorcy o wszystkich istotnych uwarunkowaniach danego problemu, o możliwościach jego rozwoju, konsekwencjach wydarzeń bieżących i przyszłych
  • odbiorca i jego zapotrzebowanie – czyli pytanie, na które analiza powinna udzielić odpowiedzi w sposób zrozumiały, uwzględniający zdolności percepcyjne i zasób fachowej wiedzy odbiorcy
  • formę – może to być raport, prezentacja, baza danych, zapewniająca szybkie, niewymagające szczególnych nakładów pracy zrozumienie jej treści; cechą charakterystyczną dokumentów, stanowiących efekt analizy informacji, głównie w administracji i biznesie, jest ich rozpoczęcie od wniosków, głównych założeń i najważniejszych informacji. Rozwinięcia i uzasadnienia stanowią część zasadniczą dokumentów, jednak traktowaną jako uzupełnienie, pogłębienie. Odpowiedź na pytanie, które zadał odbiorca analitykowi, powinno znajdować się w części pierwszej, wprowadzającej do dokumentu
  • treść analizy –  czyli umieszczenie w dokumencie i szczegółowe omówienie tylko tego, co jest niezbędne w kontekście potrzeby odbiorcy; analityk, szczególnie pracujący dla biznesu i administracji, unika prezentacji całej wiedzy z określonego zakresu tematycznego
  • czas – czyli uwzględnienie faktów, wydarzeń i zjawisk bieżących oraz zawierających elementy prognozy, a także uszanowanie terminu, w jakim dokument analityczny powinien być opracowany i doręczony odbiorcy
  • odpowiedzialność –  czyli działanie w poczuciu, że dostarczony dokument stanie się podstawą dla decyzji, często strategicznych, wiążących dla sprawy istnienia przedsiębiorstwa, bezpieczeństwa kraju, etc; wprawdzie odpowiedzialnością za podjęte decyzje i ich konsekwencje zostaje obarczony decydent, to jednak pośrednio odpowiedzialność spoczywa również na analityku.

Dokument analityczny nie powinien zawierać błędów.

Na podstawie:
K. Liedel, P. Piasecka, Tomasz R. Aleksandrowicz. Analiza informacji. Teoria i praktyka. Warszawa, 2012
J. Konieczny (red). Analiza informacji w służbach policyjnych i specjalnych. Warszawa, 2012
http://blogi.niwserwis.pl/olgierd-paszkiewicz/analiza-informacji/