Każdy coś wie, ale nie każdy wie, co z tego wynika. Proces, który pozwala zrozumieć, czemu służy informacja, to analiza informacji. Analiza informacji udziela odpowiedzi na dwa podstawowe pytania co? oraz co z tego?
Analiza informacji ma odpowiedzieć na pytania co? oraz co z tego?
Pytanie co? to pytanie o to:
- co się stało?
- co wiadomo?
- co należy wiedzieć?, etc.
Pytanie co z tego? to pytanie:
- jakie są następstwa powstałej sytuacji?
- jak rozumieć/ interpretować następstwa sytuacji?
- co może wydarzyć się w przyszłości?
- jakie decyzje należy podjąć?
Efekt analizy informacji jest podstawą do podejmowania procesów decyzyjnych.
Praca analityczna dotyczy zazwyczaj wydarzeń aktualnych, ale może korzystać z historii wydarzeń podobnych. Analiza często zawiera elementy przewidywania przyszłości, niejednokrotnie w warunkach niepewności, powodowanej deficytem informacji.
Informacje poddawane analizie mogą pochodzić ze źródeł:
- otwartych, tak zwanych „białych” – jest to prasa, radio, telewizja, Internet, opracowania i raporty naukowo-badawcze, etc.
- półotwartych, tak zwanych szarych – są to bazy danych, dokumentacja wewnętrzna firm/organizacji w postaci analiz zatrudnienia, raportów sprzedaży, sprawozdań finansowych, strategii rozwoju, etc.
- osobowych – są to informacje uzyskane od osób, przedstawicieli świata biznesu, administracji, nauki, ze swym doświadczeniem, dostępem do informacji oraz dokumentacji pochodzącej z posiedzeń, konferencji, podejmowanych prac badawczych mogą okazać się cennym wsparciem, kluczowym czynnikiem w podjęciu optymalnej decyzji.
Proces analizy informacji obejmuje:
- cel – czyli poinformowanie odbiorcy o wszystkich istotnych uwarunkowaniach danego problemu, o możliwościach jego rozwoju, konsekwencjach wydarzeń bieżących i przyszłych;
- odbiorca i jego zapotrzebowanie – czyli pytanie, na które analiza powinna udzielić odpowiedzi w sposób zrozumiały, uwzględniający zdolności percepcyjne i zasób fachowej wiedzy odbiorcy;
- formę – może to być raport, prezentacja, baza danych, zapewniająca szybkie, niewymagające szczególnych nakładów pracy zrozumienie jej treści; cechą charakterystyczną dokumentów, stanowiących efekt analizy informacji, głównie w administracji i biznesie, jest ich rozpoczęcie od wniosków, głównych założeń i najważniejszych informacji. Rozwinięcia i uzasadnienia stanowią część zasadniczą dokumentów, jednak traktowaną jako uzupełnienie, pogłębienie. Odpowiedź na pytanie, które zadał odbiorca analitykowi, powinno znajdować się w części pierwszej, wprowadzającej do dokumentu;
- treść analizy – czyli umieszczenie w dokumencie i szczegółowe omówienie tylko tego, co jest niezbędne w kontekście potrzeby odbiorcy; analityk, szczególnie pracujący dla biznesu i administracji, unika prezentacji całej wiedzy z określonego zakresu tematycznego;
- czas – czyli uwzględnienie faktów, wydarzeń i zjawisk bieżących oraz zawierających elementy prognozy, a także uszanowanie terminu, w jakim dokument analityczny powinien być opracowany i doręczony odbiorcy;
- odpowiedzialność – czyli działanie w poczuciu, że dostarczony dokument stanie się podstawą dla decyzji, często strategicznych, wiążących dla sprawy istnienia przedsiębiorstwa, bezpieczeństwa kraju, etc; wprawdzie odpowiedzialnością za podjęte decyzje i ich konsekwencje zostaje obarczony decydent, to jednak pośrednio odpowiedzialność spoczywa również na analityku.
Dokument analityczny nie powinien zawierać błędów.
Na podstawie:
K. Liedel, P. Piasecka, Tomasz R. Aleksandrowicz. Analiza informacji. Teoria i praktyka. Warszawa, 2012
J. Konieczny (red). Analiza informacji w służbach policyjnych i specjalnych. Warszawa, 2012
