Sztuczna inteligencja coraz mocniej wchodzi do polskiej administracji samorządowej. Narzędzia generatywne pomagają pracownikom przygotowywać projekty pism, podsumowywać dokumenty, tworzyć analizy czy opracowywać odpowiedzi dla mieszkańców. Problem w tym, że tempo ich wykorzystania znacznie wyprzedza tworzenie formalnych zasad. Z badania Związku Miast Polskich i Fundacji Miasto wynika, że z generatywnej AI korzysta już połowa urzędników, podczas gdy strategię dotyczącą jej wykorzystania ma zaledwie 8 proc. miast. Dysproporcja między praktycznym wykorzystaniem technologii a przygotowaniem organizacyjnym samorządów jest wyraźna. Choć 50 proc. urzędników korzysta z narzędzi takich jak ChatGPT czy Microsoft Copilot, tylko 27,5 proc. samorządów wdrożyło rozwiązania AI w sposób systemowy. Oznacza to, że sztuczna inteligencja często trafia do urzędów nie poprzez duże projekty informatyczne, lecz za sprawą pojedynczych pracowników poszukujących sposobów na usprawnienie codziennych obowiązków.
AI weszła do urzędów oddolnie
Generatywna sztuczna inteligencja może znaleźć w administracji wiele stosunkowo prostych zastosowań. Urzędnik może wykorzystać ją do stworzenia pierwszej wersji pisma, streszczenia obszernego materiału czy uporządkowania informacji. Takie wykorzystanie nie wymaga wdrażania rozbudowanego systemu informatycznego.
– AI w urzędzie nie zaczyna się od wielkiego projektu informatycznego. Zaczyna się od pracownika, który chce szybciej przygotować dokument, podsumować raport czy stworzyć projekt odpowiedzi dla mieszkańca. Rolą kierownictwa jest zamienić tę oddolną praktykę w bezpieczny, przejrzysty i kontrolowany proces – mówi Sebastian Kopiej, prezes COMMPLACE.
Oddolna adaptacja technologii ma jednak również drugą stronę. Jeżeli pracownicy zaczynają korzystać z ogólnodostępnych narzędzi przed ustaleniem wewnętrznych procedur, urząd może mieć ograniczoną wiedzę o tym, do czego AI jest wykorzystywana i jakie informacje trafiają do poszczególnych systemów.
Co urzędnik może przekazać sztucznej inteligencji?
Jedną z najważniejszych kwestii jest bezpieczeństwo danych. Urzędy pracują z informacjami dotyczącymi mieszkańców, przedsiębiorców i prowadzonych postępowań. Dlatego korzystanie z zewnętrznych narzędzi AI wymaga określenia, jakie informacje pracownik może do nich wprowadzać. Pojawiają się również pytania dotyczące odpowiedzialności za wygenerowane materiały. System może przygotować odpowiedź brzmiącą przekonująco, ale zawierającą błędne lub niepełne informacje. W administracji taka pomyłka może mieć poważniejsze konsekwencje niż w przypadku wykorzystania AI do prywatnych, codziennych zadań. Dlatego samo udostępnienie pracownikom narzędzi nie wystarczy. Potrzebne są zasady dotyczące zarówno ochrony informacji, jak i weryfikowania rezultatów wygenerowanych przez system.
Mieszkaniec oczekuje przede wszystkim prawidłowej informacji
Z perspektywy osoby kontaktującej się z urzędem najważniejsza pozostaje jakość otrzymanej odpowiedzi. Mieszkaniec oczekuje, że informacja będzie prawdziwa, kompletna i zgodna z obowiązującymi przepisami, niezależnie od tego, czy przy jej przygotowaniu wykorzystano sztuczną inteligencję. Wraz z rozpowszechnieniem AI administracja musi więc odpowiedzieć na szereg praktycznych pytań. Kiedy wynik pracy systemu powinien zweryfikować człowiek? Kto odpowiada za błędną informację? Kiedy mieszkaniec powinien wiedzieć, że ma do czynienia z systemem AI? Jakich dokumentów pracownik nie powinien przekazywać do zewnętrznego modelu? Znaczenie tych kwestii rośnie również w związku z unijnym AI Act, który wprowadza obowiązki dotyczące wykorzystywania systemów sztucznej inteligencji, w tym wymogi przejrzystości w określonych zastosowaniach.
Największą barierą nie jest dostęp do technologii
Dane z badania pokazują, że samorządy dostrzegają problemy związane z wdrażaniem AI. Aż 56 proc. wskazuje niedobór odpowiednich kompetencji, natomiast 52 proc. wymienia niejasności prawne. To istotne, ponieważ korzystanie ze sztucznej inteligencji wymaga nie tylko wiedzy o obsłudze konkretnego narzędzia. Pracownik powinien także rozumieć ograniczenia generatywnej AI, wiedzieć, jakie informacje może jej przekazywać oraz kiedy wygenerowana odpowiedź wymaga szczególnie dokładnej kontroli.
– Samorząd nie potrzebuje strategii przygotowanej wyłącznie na potrzeby prezentacji. Potrzebuje odpowiedzi na bardzo konkretne pytania: z których narzędzi można korzystać, jakie dane wolno do nich wprowadzać, kto odpowiada za weryfikację wyników i kiedy mieszkaniec powinien zostać poinformowany o wykorzystaniu AI – podkreśla Sebastian Kopiej.
Brak wspólnych reguł może prowadzić do sytuacji, w której poszczególne wydziały, a nawet pracownicy tego samego urzędu, stosują zupełnie inne praktyki.
Tylko 8 proc. miast ma strategię dotyczącą AI
Szczególnie duża różnica występuje między faktycznym wykorzystaniem technologii a strategicznym przygotowaniem samorządów. Z AI korzysta już co drugi urzędnik, ale strategię dotyczącą jej zastosowania posiada tylko 8 proc. miast. Nie oznacza to, że każdy urząd potrzebuje rozbudowanego dokumentu strategicznego przed wykorzystaniem najprostszych narzędzi. Konieczne staje się jednak ustalenie podstawowych zasad, które będą obowiązywały wszystkich pracowników. Urząd powinien wiedzieć przede wszystkim, z jakich narzędzi mogą korzystać zatrudnione osoby, jakich danych nie wolno do nich wprowadzać oraz kto odpowiada za kontrolę wygenerowanych materiałów. Istotne są również szkolenia pracowników i ewidencja zastosowań AI.
Od eksperymentów do AI governance
Kolejnym etapem cyfryzacji administracji może być więc przejście od spontanicznego testowania narzędzi do modelu określanego jako AI governance, czyli uporządkowanego zarządzania wykorzystaniem sztucznej inteligencji. W praktyce oznacza to stworzenie zasad obejmujących cały cykl korzystania z technologii. Urząd powinien posiadać listę zatwierdzonych narzędzi, określić ograniczenia dotyczące przetwarzanych informacji oraz wskazać osoby odpowiedzialne za nadzór. Potrzebne są także procedury weryfikacji rezultatów i szkolenia dla pracowników. Szczególne znaczenie ma zachowanie nadzoru człowieka. Generatywna AI może wspierać przygotowanie materiału, ale nie powinna automatycznie nadawać mu statusu prawidłowej informacji urzędowej tylko dlatego, że wygenerowana treść brzmi profesjonalnie.
AI może przyspieszyć pracę urzędu, ale wymaga kontroli
Potencjał technologii w administracji jest znaczący. Automatyzacja części powtarzalnych czynności może pozwolić pracownikom szybciej analizować materiały, przygotowywać pierwsze wersje dokumentów czy porządkować duże ilości informacji. W przyszłości AI może również wspierać rozwój cyfrowych kanałów obsługi mieszkańców. Korzyści nie eliminują jednak ryzyka. Błędnie zastosowana sztuczna inteligencja może wygenerować nieprawdziwą odpowiedź, wykorzystać niewłaściwy kontekst lub stworzyć problem związany z ochroną informacji. W administracji konsekwencją może być nie tylko błąd operacyjny, ale także utrata zaufania mieszkańców. Dlatego kluczowe staje się nie pytanie, czy urzędy zaczną korzystać z AI. Dane wskazują, że proces już trwa. Ważniejsze jest to, czy administracja zdoła stworzyć odpowiednie reguły, zanim wykorzystanie technologii stanie się jeszcze bardziej powszechne.
Polskie urzędy wchodzą w kolejny etap wykorzystania AI
Wyniki badania Związku Miast Polskich i Fundacji Miasto pokazują charakterystyczny obraz transformacji technologicznej. Pracownicy szybko dostrzegli praktyczne możliwości generatywnej sztucznej inteligencji, podczas gdy procedury i strategie dopiero próbują nadążyć za zmianą. Teraz przed samorządami stoi zadanie uporządkowania tego procesu. Potrzebne są jasne reguły dotyczące danych, odpowiedzialności, weryfikacji wyników i kontaktu z mieszkańcami. Równie istotne będzie rozwijanie kompetencji pracowników.
– Samorządy nie konkurują już o to, kto pierwszy wdroży AI. Konkurują o to, kto zrobi to w sposób bezpieczny, transparentny i zgodny z prawem. To właśnie od tego będzie zależeć zaufanie mieszkańców do cyfrowych usług publicznych – podsumowuje Sebastian Kopiej.
Sztuczna inteligencja w administracji nie jest już więc wyłącznie tematem przyszłych wdrożeń. W wielu urzędach jest elementem codziennej pracy. Najbliższe lata pokażą, czy za szybkim przyjęciem technologii równie szybko pójdą standardy pozwalające korzystać z niej w sposób kontrolowany i bezpieczny.
Źródło: COMMPLACE
