6 kroków do udanego magazynowania w chmurze

W dzisiejszych czasach usługa przechowywania danych w chmurze jest niemal powszechna, i umożliwia użytkownikom korzystanie z wielu funkcji, od przetrzymywania danych po strumieniowanie muzyki (music streaming). Nic więc dziwnego, że chmura wkroczyła w świat zarządzania dokumentacją (record management).

Dla administratorów dokumentacji, chmura jest obiecującym źródłem taniego przechowywania dokumentów z natychmiastowym dostępem. Jednak, jak to bywa w przypadku wielu nowych rozwiązań, nasuwają się pytania oraz nowe wyzwania. Na przykład, czy legalnym jest przechowywanie danych w chmurze, zwłaszcza jeśli nie jest się pewnym fizycznej lokalizacji serwera, na którym te dane są przechowywane? Kto czuwa nad legalnością dokumentów przechowywanych w chmurze? Czy rozwiązania chmury wspierają harmonogramy przechowywania danych?

Rozważne podejście do chmury

Jeśli rozważasz przeniesienie danych do chmury, znajdziesz poniżej 6 podpowiedzi, które pozwolą na racjonalną ocenę ryzyka i korzyści:

1. Upewnij się co do praw posiadacza chmury – upewnij się, że twoje prawa do prywatności chmury będą respektowane. Wszelkie ustalenia z usługodawcą spisz w formie umowy!

2. Zapoznaj się z aspektami prawnymi charakterystycznymi dla danej lokalizacji chmury – ponieważ serwery chmury mogą być ulokowane na różnych kontynentach, w różnych krajach, z różnymi rządzącymi nimi prawami, upewnij się, że twoje dane są kompatybilne z wymaganiami prawnymi lokalizacji serwera.

3. Egzekwuj kompatybilność usługi z twoją umową – ze względu na zmiany operacyjne, które często wpływają na wcześniejsze ustalenia między tobą a usługodawcą, wymagaj ciągłego monitorowania i audytowania zgodności danych z twoją umową.

4. Ustal i egzekwuj okresy harmonogramów zapisu – harmonogramy przechowywania są kluczowe dla dobrej administracji dokumentacji. Aby upewnić się, że pozbywasz się danych zgodnie z harmonogramem, twój usługodawca powinien przestrzegać okresów harmonogramów przetrzymywania.

5. Upewnij się, że dokumenty są dostępne w każdej chwili – w niektórych przypadkach dane mogą być przechowywane w chmurze, tylko jeśli są one dostępne w określonych ramach czasowych. Sprawdź czy ustawienia twojego usługodawcy są kompatybilne z typem twoich danych i tym samym, twoje dane są dostępne gdy tego potrzebujesz.

6. Przeprowadź ocenę wpływu ochrony danych i prywatności – ten punkt w pewien sposób sumuje poprzednie punkty. Ocena wpływu danych i prywatności łączy założenia podpisanej umowy oraz wszelkie działania wokół chmury. Taka ocena pomaga się bronić w przypadku jakiegokolwiek audytu lub postępowania prawnego. Ocena wpływu powinna wyszczególniać: kto i na jakich warunkach ma dostęp do których danych w chmurze; wymagania zgodności w momencie żądania dostępu; ocenę bezpieczeństwa informacji oraz ryzyka prywatności.

Nawet dla administratorów dokumentacji chmura jest czymś innym od widzianych do tej pory zagadnień. Powyższe rady pomogą zapewnić sobie mniejsze ryzyko związane z posiadaniem chmury, jej bezpieczeństwem oraz jej zgodnością prawną.

Na podstawie: Ross Nepean “ 6 Tips for Making Cloud Records Storage a Success