Coraz popularniejszą formą docierania do czytelników lub klientów jest newsletter. Dostawcy treści przygotowują g,o by pozyskać dane odbiorców zainteresowanych ich działalnością, poinformować o nowych produktach, usługach, a często także, aby po prostu utrwalić identyfikację odbiorcy z danym nadawcą. Z tego typu aktywnością związanych jest jednak szereg aktywności prawnych, o których należy pamiętać.
Od czego zacząć?
Aby móc wysyłać newsletter w pierwszej kolejności należy zebrać bazę mailingową, czyli adresy osób, do których wysyłane będą informacje. Tu, pamiętać należy o konieczności pozyskania zgody od odbiorcy. Najprostszym sposobem jest pozyskanie takiej zgody, gdy odbiorca zainteresowany treściami sam zapisze się na newsletter i zostawi swój mail. W praktyce stosowane jest także pozyskiwanie zgody w trakcie zawierania umowy – np. jako jedno z oświadczeń przy zawarciu umowy drogą elektroniczną.
Kogo obciążają obowiązki związane z wysyłaniem newslettera?
Formalności związane z wysyłaniem newslettera obciążają jego nadawcę. I tak, obowiązki te powinien dopełnić nie tylko przedsiębiorca, ale także i bloger, który w formie newslettera informuje czytelników o pojawiających się nowych treściach na swojej stronie internetowej. Warto pamiętać, że z obowiązków tych nie zwalnia fakt zautomatyzowania newslettera przez narzędzia takie jak Mailchimp czy Freshmail.
Kiedy i jakie zgody należy pozyskać?
Przed wysłaniem newslettera należy pozyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda musi być wyrażona wprost przez podmiot zainteresowany newsletterem – co ważne, nie może to być zgoda dorozumiana, a wyraźna i jednoznaczna. W zależności od treści, jakie zawiera nasz newsletter, udzielana zgoda powinna przewidywać przetwarzanie danych dla celów marketingowych oraz dla celów handlowych. W praktyce najczęstszym sposobem jest umieszczanie checkboxów, które obejmują kolejno zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla celów marketingowych oraz zgodę na przetwarzanie danych dla celów handlowych.
Nie każdy newsletter jest informacją handlową
Ewentualna kwalifikacja czy wysyłane treści stanowią informację handlową, a w konsekwencji czy potrzebujemy zgody na przetwarzanie danych dla celów handlowych, zależy od treści newslettera. Co za tym idzie, nie każdy newsletter jest informacją handlową podlegającą rygorom z art. 172 prawa telekomunikacyjnego. Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną przez informację handlową należy rozumieć „każdą informację przeznaczoną bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy“. Nacisk położony jest tu na osiągnięcie efektu handlowego, w postaci określonej decyzji lub postawy odbiorcy informacji. Granica między newsletterem a informacją handlową jest bardzo płynna, stąd dla bezpieczeństwa warto pozyskać zgodę także na przetwarzanie danych dla celów handlowych.
Treść wyrażanej zgody
Klauzule obejmujące zgodę odbiorcy newslettera mogą być sformułowane dowolnie. Ważne, aby zgoda ta była świadoma i dobrowolna. W praktyce zaś, z uwagi na wrodzone zamiłowanie użytkowników Internetu do czytania długich i zawiłych informacji prawnych warto, aby oświadczenie było krótkie i treściwe. Formułując treść oświadczenia warto skorzystać np. z poniższego przykładu:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla celów marketingowych przez ……………. z siedzibą w ……, przy ul. …….., w celu korzystania z prowadzonej przez ………….. usługi „Newsletter ….”, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Z 2002r., Nr 101 poz. 926 z późn. zm.). Oświadczam, że zapoznałem/zapoznałam się z pouczeniem dotyczącym prawa dostępu do treści moich danych, a także możliwości ich poprawiania. Mam świadomość, że moja zgoda może być w każdym czasie odwołana, czego skutkiem będzie usunięcie mojego adresu e-mail z listy dystrybucyjnej usługi „Newsletter …”.
Wyrażam zgodę na przesyłanie mi informacji handlowych drogą elektroniczną przez …. z siedzibą w …. przy ul……….., zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Z 2002r., Nr 144, poz. 1204).
Mail potwierdzający
Po pozyskaniu odpowiednio wyrażonej zgody i przekazaniu adresu e-mail przez odbiorcę newslettera kolejnym krokiem jest potwierdzenie przekazanego adresu i woli otrzymywania informacji. W tym celu wysyłany jest mail potwierdzający, zazwyczaj zawierający link, którego kliknięcie ostatecznie potwierdza zgłoszenie chęci otrzymywania newslettera. Przepisy prawa nie zabraniają zamieszczania dopiero w treści tego maila oświadczeń o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych. O czym jednak warto pamiętać, to informacja, że odbiorca może w każdej chwili zrezygnować z otrzymywania newslettera, a także, że posiada dostęp do przekazanych przez siebie danych i możliwość ich modyfikacji.
Zgłoszenie do GIODO
Zgodnie ze stanowiskiem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych adres e-mail może stanowić dane osobowe, stąd o stworzeniu listy mailingowej i administrowaniu nią należy poinformować GIODO. Do rejestracji zgłaszamy więc zgromadzony przez nas zbiór danych zawierający adresy e-mail osób, które chcą otrzymywać newsletter. Zgłoszenia dokonać można w tradycyjnej formie papierowej osobiście lub pocztą na adres Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych lub drogą elektroniczną poprzez aplikację na stronie internetowej www.giodo.gov.pl.
